GESTIÓN POR PROCESOS TRABAJO FINAL

GESTIÓN POR PROCESOS

En toda organización es conveniente que las actividades que proporcionan valor y utilizan recursos, es decir, que constituyen a lograr los objetivos de la calidad, se desarrollen como procesos.

El éxito de la gestión empresarial está directamente vinculado con la gestión sistemática de los procesos y sus interacciones.

Conocer cómo medir y mejorar los procesos, dará una orientación para aquéllos que deseen establecer valor agregado a los mismos, obtener resultados conformes, determinados mediante evidencias objetivas, y mejorar continuamente los resultados obtenidos.

OBJETIVO DE LA GESTIÓN POR PROCESOS

 El principal objetivo de la Gestión por procesos es aumentar los resultados de la empresa a través de conseguir niveles superiores de satisfacción de sus clientes, incrementando  productividad.

Definiciones:

Gestión: Es la acción o efecto de hacer actividades para el logro de y un negocio o un deseo cualquiera.

Sistema: conjunto de elementos que relacionados entre si ordenadamente contribuyen a un determinado objetivo. 

Proceso: Es un conjunto de actividades mutuamente relacionadas las cuales transforman entradas en resultados. ISO 9000-2005.

las entradas y salidas pueden ser tangibles o intangibles pueden incluir equipos , materiales, energía , información y recursos financieros entre otros .

Procedimiento: es un conjunto de tareas para llevar a cabo una actividad.

CARACTERÍSTICAS DE UN PROCESO

Se puede definir.

• Un proceso debe estar identificado, documentado. Se deben establecer los requerimientos (en materiales, equipos y recursos) y se deben medir.

Se puede repetir

• Un proceso es una secuencia de actividades repetibles, previsibles.

   Por ello debe ser comunicado y entendido por el personal.

Se puede predecir

•  Cuando se llega a una situación de estabilidad y los pasos se siguen consistentemente, se alcanzan los resultados previstos.

• Las entradas y las salidas pueden ser tangibles (materiales, equipos, otros) o intangibles (información, energía).

CARACTERÍSTICAS DEL ENFOQUE BASADO EN PROCESOS

Las entradas y las salidas pueden ser tangibles (materiales, equipos, otros) o intangibles (información, energía).

Cada proceso tiene clientes e interesados, pueden ser internos o externos a la empresa, definen las salidas o los resultados requeridos de acuerdo con sus necesidades y expectativas.

TIPOS DE PROCESOS

PROCESOS ESTRATÉGICOS :

Vinculados a la dirección : planificación disponibilidad de recursos, políticas revisión de la gestión empresarial,sistema de información de mercado.

PROCESOS OPERATIVOS:

Incluyen los procesos que proporcionan el resultado previsto de la empresa.

Planificación de la producción, ventas, prestación de servicios frigoríficos, atención de reclamos de los clientes.

PROCESOS DE APOYO:

Gestión de los recursos humanos, capacitación, análisis,medición y mejora(auditorias,gestión de compras)

MAPA DE PROCESOS

El mapa de procesos presenta una visión general del sistema organizacional de su empresa, en donde además se presentan los procesos que lo componen así como sus relaciones principales. Dentro de los procesos cabe destacar gestión de la organización como planificación estratégica, establecimiento de políticas, procesos de medición, análisis y mejora. Estos últimos incluyen procesos para medir y obtener datos sobre el análisis del desempeño y mejora de la efectividad y eficiencia, pueden incluir la medición, seguimiento y procesos de auditoria.

DESCRIPCIÓN DE LOS PROCESOS

• Objetivo del proceso

• Alcance 

• Indicadores

• Documentos y registros vinculados al proceso

• Procedimiento

• Responsable o dueño del proceso

• Recursos

• Inspecciones

• Variables de control

• Condiciones de falla

• Interacción con otros procesos

IMPLEMENTACIÓN Y MEDICIÓN DEL PROCESO

Consiste en implementar el proceso y sus actividades y realizar las mediciones, seguimiento y controles según lo planificado. Para ello se puede desarrollar un 

proyecto para complementación que incluya entre otros lo siguiente:

• Comunicación
• Toma de conciencia
• Capacitación 
• Gestión del cambio
• Implicación de la dirección
• Actividades de revisión

MEJORA DEL PROCESO

Se realiza mediante el análisis de los datos del seguimiento y de la medición del proceso: se cuantifica el desempeño. 

Se comparan los resultados de la medición del desempeño con los requisitos establecidos: verificar su eficacia, eficiencia y si requiere acciones correctivas.

Con los datos se pueden identificar las oportunidades de mejora de los procesos.

LA MEJORA CONTINUA

Es una actividad recurrente (continua) para aumentar la capacidad de cumplir con los requisitos (ISO 9000:2000).

¿CÓMO SE PONE EN MARCHA UN PROYECTO DE MEJORA CONTINUA EN LA EMPRESA?

Combinando un conjunto de técnicas y herramientas de calidad y teniendo como ejes el ciclo PHVA y la ruta de mejora.

Ciclo PHVA

Planificar

Hacer

Actuar

Verificar

QUÉ ES UN DIAGRAMA DE FLUJO- GESTIÓN POR  DE PROCESOS

Un diagrama de flujo es una representación gráfica de un proceso. Cada paso del proceso es representado por un símbolo diferente que contiene una breve descripción de la etapa de proceso. Los símbolos gráficos del flujo del proceso están unidos entre sí con flechas que indican la dirección de flujo del proceso.

 El diagrama de flujo ofrece una descripción visual de las actividades implicadas en un proceso mostrando la relación secuencial ente ellas, facilitando la rápida comprensión de cada actividad y su relación con las demás, el flujo de la información y los materiales, las ramas en el proceso, la existencia de bucles repetitivos, el número de pasos del proceso, las operaciones de interdepartamentales… Facilita también la selección de indicadores de proceso.

BENEFICIOS DEL DIAGRAMA DE FLUJO

·      En primer lugar, facilita la obtención de una visión transparente del proceso, mejorando su comprensión. El conjunto de actividades, relaciones e incidencias de un proceso no es fácilmente discernible a priori. La diagramación hace posible aprehender ese conjunto e ir más allá, centrándose en aspectos específicos del mismo, apreciando las interrelaciones que forman parte del proceso así como las que se dan con otros procesos y subprocesos.

·      Permiten definir los límites de un proceso. A veces estos límites no son tan evidentes, no estando definidos los distintos proveedores y clientes (internos y externos) involucrados.

·       El diagrama de flujo facilita la identificación de los clientes, es más sencillo determinar sus necesidades y ajustar el proceso hacia la satisfacción de sus necesidades y expectativas.

·    Estimula el pensamiento analítico en el momento de estudiar un proceso, haciendo más factible generar alternativas útiles.

·         Proporciona un método de comunicación más eficaz, al introducir un lenguaje común, si bien es cierto que para ello se hace preciso la capacitación de aquellas personas que entrarán en contacto con la diagramación.

·     Un diagrama de flujo ayuda a establecer el valor agregado de cada una de las actividades que componen el proceso.

·     Igualmente, constituye una excelente referencia para establecer mecanismos de control y medición de los procesos, así como de los objetivos concretos para las distintas operaciones llevadas a cabo.

·  Facilita el estudio y aplicación de acciones que redunden en la mejora de las variables tiempo y costes de actividad e incidir, por consiguiente,  en la mejora de la eficacia y la eficiencia.

·         Constituyen el punto de comienzo indispensable para acciones de mejora  o reingeniería.

ELABORACIÓN DEL DIAGRAMA DE FLUJO

El diagrama de flujo debe ser realizado por un equipo de trabajo en el que las distintas personas aporten ,en conjunto , una perspectiva completa del proceso ,por lo que con frecuencia este equipo será multifuncional y multijerarquico.

§  Determinar el proceso a diagramar.

§  Definir el grado de detalle. El diagrama de flujo del proceso puede mostrar a grandes rasgos la información sobre el flujo general de actividades principales, o ser desarrollado de modo que se incluyan todas las actividades y los puntos de decisión. Un diagrama de flujo detallado dará la oportunidad de llevar realizar un análisis más exhaustivo del proceso.

§  Identificar la secuencia de pasos del proceso. Situándolos en el orden en que son llevados a cabo.

§  Construir el diagrama de flujo. Para ello se utilizan determinados símbolos. Cada organización puede definir su propio grupo de símbolos. En la figura anterior se mostraba un conjunto de símbolos habitualmente utilizados.

CONCLUSIÓN

La finalidad última de LA GESTIÓN POR PROCESOS es hacer compatible la mejora de la

satisfacción del cliente con mejores resultados empresariales.

https://www.youtube.com/watch?v=aA07Lu5h3js